REFERAT OGÓLNO - ORGANIZACYJNY
REFERAT OGÓLNO - ORGANIZACYJNY
- nr kondygnacji: I piętro
- nr pokoju: 4
- nr tel. (+48 65) 544-74-79, 544-74-82
- Sekretarz Gminy Jemielno mgr Ryszard Czerw
Kompetencje:
- W sprawach dotyczących zatrudnienia:
- prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu, dyrektorów i kierowników jednostek organizacyjnych,
- koordynowanie szkoleń pracowników Urzędu,
- organizowanie przeglądów kadrowych, ocen kwalifikacyjnych i konkursów na stanowiska urzędnicze i dyrektorów placówek oświatowych i kierowników jednostek organizacyjnych,
- przygotowywanie projektów dokumentów wynagradzania, awansowania, premiowania pracowników Urzędu,
- W sprawach dotyczących kancelarii:
- przyjmowanie pism do wysłania na zewnątrz przez komórki organizacyjne Urzędu,
- obsługa sekretariatu Wójta i Zastępcy Wójta,
- prowadzenie rejestru umów cywilnoprawnych, za wyjątkiem. umów sporządzanych przez Referat Budownictwa,
- prowadzenie rejestru wydawanych upoważnień i pełnomocnictw,
- gospodarka pieczęciami urzędowymi – wzory odcisków i ewidencja,
- prowadzenie spraw prenumeraty czasopism i dzienników urzędowych,
- prowadzenie archiwum zakładowego oraz dokumentacji zlikwidowanych jednostek organizacyjnych gmin lub innych podmiotów,
- prowadzenie kancelarii tajnej w Urzędzie,
- opłaty pocztowe,
- udzielanie informacji interesantom i kierowanie ich do właściwych referatów lub stanowisk w Urzędzie,
- przyjmowanie i rozdzielanie korespondencji oraz prowadzenie jej ewidencji,
- aktualizacja materiałów informacyjno- adresowych dla potrzeb Urzędu,
- W sprawach administracyjno-gospodarczych:
- sprawowanie nadzoru nad funkcjonowaniem Urzędu,
- inicjowanie zadań usprawniających pracę Urzędu,
- opracowywanie projektu regulaminu organizacyjnego oraz jego zmian,
- opracowywanie zakresów czynności kierowników referatów i stanowisk samodzielnych,
- kontrolowanie dyscypliny pracy,
- utrzymywanie kontaktu ze środkami masowego przekazu,
- prowadzenie rejestru Zarządzeń Wójta i sprawowanie nadzoru nad ich realizacją
- prowadzenie książki kontroli Urzędu oraz centralnego rejestru skarg i wniosków wpływających do oraz nadzór nad ich rozpatrywaniem,
- zaopatrywanie Urzędu w materiały biurowe i sprzęt,
- wspólnie z Referatem Budownictwa koordynowanie prac związanych z adaptacją, remontami i naprawami oraz konserwacją budynku Urzędu,
- planowanie w budżecie środków na bieżące inwestycje i remonty w Urzędzie,
- prowadzenie spraw związanych z eksploatacją pojazdów służbowych,
- prowadzenie spraw gospodarczych Urzędu.
- prowadzenie książki wyjść poza Urząd,
- prowadzenie i aktualizacja urzędowych tablic informacyjnych,
- prowadzenie archiwum zakładowego,
- promocja Gminy,
- prowadzenie spraw jednostek pomocniczych gminy.
- prowadzenie
- zarządzanie budynkiem administracyjnym i gospodarowanie
- lokalami użytkowymi na terenie Urzędu.
- W sprawach obsługi informatycznej:
- administrowanie siecią komputerową, bazami danych, nadzór nad bezpieczeństwem i ochroną danych,
- ewidencja i nadzorowanie tworzenia baz danych umożliwiających odtworzenie danych w przypadku awarii, prowadzenie kontroli antywirusowych oprogramowania,
- nadzór nad pracą i użytkowaniem sprzętu komputerowego na poszczególnych stanowiskach pracy,
- wdrażanie nowych systemów i programów informatycznych w Urzędzie,
- gospodarka i instalowanie nowego sprzętu i oprogramowania,
- fnadzór nad realizacją umów dotyczących eksploatacji systemów komputerowych.
- W sprawach obywatelskich:
- wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość, prowadzenie ewidencji i dokumentacji archiwalnej w tym zakresie,
- prowadzenie ewidencji ludności, wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania i wymeldowania,
- prowadzenie kart osobowych mieszkańców i innych spraw związanych z systemem ewidencji,
- prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem powszechnego obowiązku obrony: poboru, rejestracji oraz odroczeń poborowych od służby wojskowej,
- prowadzenie rejestru wyborców i przekazywanie danych do Wojewódzkiego Biura Wyborczego.
- prowadzenie spraw związanych z prawem o repatriantach, stowarzyszeniach, zgromadzeniach, zbiórkach publicznych i organizacji imprez masowych,.
- prowadzenie spraw związanych z organizacją na terenie Gminy wyborów do rad gmin, rad powiatów, sejmików wojewódzkich, do Sejmu i Senatu RP, Prezydenta RP do Izb Rolniczych, do organów wykonawczych jednostek pomocniczych oraz referendami
- sporządzanie testamentów, zeznań świadków,
- ochrona informacji niejawnych, danych osobowych,
- prowadzenie spraw działalności gospodarczej,
- W sprawach obsługi Rady:
- współpraca i obsługa kancelaryjno-biurowa Przewodniczącego Rady,
- koordynowanie i przygotowywanie materiałów na posiedzenia Rady Gminy, komisji Rady wg ustalonej tematyki posiedzeń,
- prowadzenie ewidencji udziału radnych w sesjach i członków komisji w jej posiedzeniach,
- uczestniczenie i sporządzanie protokołów z sesji Rady, zebrań i spotkań z Wójtem,
- prowadzenie rejestru uchwał Rady i nadzór nad ich realizacją,
- opracowywanie sprawozdań i informacji z działalności Rady,
- przekazywanie uchwał, postanowień, wniosków, interpelacji, opinii odpowiednim organom,
- współdziałanie w organizowaniu spotkań radnych z wyborcami,
- prowadzenie rejestru skarg, wniosków i interpelacji kierowanych do Rady oraz ich terminowe załatwianie,
- prowadzenie rejestru interpelacji i wniosków radnych oraz mieszkańców,
- zapewnienie współdziałania pomiędzy Radą i jej komisjami a Urzędem,
- Organizacja, sporządzanie dokumentacji i projektów uchwał
organów gminy w zakresie zadań Referatu. - Współpraca ze społecznościami lokalnymi i regionalnymi innych
państw.